La communication événementielle est un processus de communication permettant de véhiculer des messages vers les clients et les prospects via l’organisation d’ événements. Dans le cadre de la communication des avocats elle peut être mise en relation avec les séminaires et le sponsoring développés plus hauts.
Plus concrètement, il s’agit pour le cabinet d’organiser des occasions de rencontre avec la clientèle afin de leur présenter un produit, un service ou une nouveauté. Dans un monde où la concurrence événementielle est importante et le temps pouvant être consacré à ce type d’activité par la clientèle limité, l’action événementielle doit faire preuve d’originalité, de qualité et d’innovation pour attirer le public.
Aléatoirement, on peut citer les tables rondes et les petits-déjeuners ou déjeuners causeries.
Pour illustrer les actions événementielles, déclinons les conditions optimales d’organisation d’un micro-événement devenu à la mode ces derniers mois : le déjeuner-causerie.
Ce type d’événements se fait au cabinet ou dans un lieu attrayant et accessible. La plage horaire est étudiée en fonction des disponibilités du public-cible. Il peut être utile d’organiser un petit-déjeuner causerie le matin ; sa durée ne peut excéder 120 minutes. Soit les invités se sustentent durant les interventions des orateurs, soit la collation est prise lors d’une interruption. Les invitations se font nominativement en prévoyant une rubrique invitant un collègue ou un remplaçant de l’invité en cas d’empêchement. Cette invitation se fait sur support de la charte graphique du cabinet et indique le thème, le contexte et l’utilité de traiter ce thème, les orateurs, la date, l’heure et la durée, le lieu de la réunion et le parking gratuit à disposition, enfin un coupon réponse à retourner par fax ou courrier. Un suivi téléphonique peut être organisé deux à trois jours avant la rencontre. Ce déjeuner-causerie est gratuit.
Il est important de considérer la répétitivité de tels événements pour maintenir la ligne de contacts avec les clients ou les prospects (organisation mensuelle, semestrielle, annuelle,…) et la variabilité des événements (varier les types d’actions proposées).
On peut aussi citer d’autres micro-événements à titre d’exemple, les tables-rondes, les cocktails, une dégustation, une inauguration de bâtiment ou de bureaux, une garden-party, un match, un tournoi ou une activité sportive, une retraite, un concours de plaidoirie, une pièce de théâtre, un laps de temps à thème (matinée de l’investissement en Asie, journée du droit de l’environnement, semaine de l’exportation,…), etc…